Membuat Surat Untuk Banyak Penerima Dengan Mail Merge (OFFICE 2003)

0Jika anda ingin membuat surat, amplop atau dokumen lainnya yang secara garis besar isinya sama namun penerima dan data penerima berbeda, anda bisa menggunakan fasilitas MAIL MERGE yang dimiliki Microsoft Word 2003. Kelebihan menggunakan fasilitas ini adalah anda tidak harus membuat surat atau dokumen tersebut berulang kali, sehingga tidak memakan waktu yang lama. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh surat :

Dalam contoh ini saya akan membuat surat pemberitahuan kepada seluruh siswa dengan langsung mencantumkan nama siswa dalam surat tersebut, yang dibutuhkan dalam membuat Mail Merge adalah :

Dokumen Master (dalam hal ini Surat Pemberitahuan)
Data Source

Dokumen Master

DATA SOURCE

Klik Menu Tools
Letters and Mailings
Mail Merge
Maka akan muncul jendela taskpane disebelah kanan
Klik options Letters, klik Next : Starting Document
Pilih Use Current Document, klik Next
Pilih type new list lalu klik create untuk memulai membuat data source baru
Klik Customize untuk merubah data field
Hapus (delete) semua, dan buat baru (add) dengan Nama Siswa
Isi semua nama siswa, untuk menyimpan klik New Entry
Setelah selesai mengisi data Nama Siswa klik close
Akan tampil jendela untuk menyimpan file data source
Simpanlah dimana tempat yang akan anda simpan
Klik OK
Kemudian akan tampil ToolBar Mail Merge
Klik tempat dimana Data Field nama Siswa akan ditempatkan, pada kasus ini saya tempatkan di samping kata Dari :
Klik Menu Icon Insert Merge Field
Klik Insert
Untuk melihat hasilnya Klik View Merge Data pada toolbar
Atau untuk langsung print priview hasil data merge klik merge to new document pada toolbar mail merge, atau merge to printer untuk langsung mencetaknya